为了贯彻理论联系实际的教学原则,加强实践教学,使我们对秘书工作有一定的认识与了解。老师特安排我们于11月1日至11月2日课余时间在学校各系、各部进行对秘书专业早期的认知实习,为期三周。
我有幸在教务处(管理成绩)实习,有时候负责打扫、打字、接电话、整理文件、接待等工作。虽然实习时间很短,但我还是从中有所体会。
一、操作性工作如日常事务。
对秘书来说时经常的、琐细的、必不可少的。因为这样可以减轻领导者的事务工作负担,让他们有更多的时间处理更重要的工作。
二、要有熟练的办公技巧。
特别是要掌握打字、接待、整理文件、应对电话等技巧。
三、在实习或工作期间,要有良好的服务态度,注重礼仪,使用礼貌用语。
如“您好”、“请问您找谁?”“请坐”、“稍等一会”等等。
四、秘书工作的作息边界的模糊性。
如英语四六级即将考试,我所实习的部门要做好打印学生的准考证、考场座次表、考场分布图、监考老师证等准备工作。老师一个人忙不过来,午休时给我打电话,让我负责做好这些工作,我必须把午休时间投入到工作中。
五、对一些文件内容要做好保密工作。
如学生们的平时成绩、考试成绩有时要经我手打印、整理、这些内容需向同学们保密,不能提前泄露。
六、时刻谨记,初次工作时,不求好不好,只求对不对。
凡事都有两面性。此次的认知实习也有一定的不足之处。从客观上看,我们实习的时间零碎,占用的都是课余时间,不是全日制的实习,学到的知识肯定少;老师对我们大二学生的信任度不高,不敢把事情交给我们做,怕我们做不好或做不对,既影响他们的工作效率,又怕打击我们的积极性;从我们自身来看,我们的专业知识、技能、主动性、沟通能力还不到位,需加强。
注意自己在办公自动化方面的锻炼。作为现代化的企业,微机使用是办公室人员必备的素质。目前,利用微机录入文字和文件处理,我都能够得心应手。复印、传真、公文处理等文秘工作基本熟练。文字录入速度可以达到每小时四千字左右。同时,也能够利用互联网查询、传递、接收、储存有关信息。但是,还有一些方面尚有欠缺。如,制表,由于操作较少,很不熟练。还有目前已经广泛使用的多功能一体机由于单位没有配备,也没有掌握。